Krijg meer grip op jouw organisatie

Geschreven door Jan de Reus

Oprichter Jan de Reus is Commercieel econoom, Business coach, NOBCO-geregistreerd. Na een succesvolle carrière in de retailsector richt hij zich nu op Business coaching en op ondernemers die met hun bedrijf naar de volgende fase willen doorgroeien.

15 september 2021

Je onderneming is behoorlijk gegroeid, maar nu zie jij als ondernemer dat deze groei stagneert omdat de organisatie vastloopt? De huidige processen zijn diep in jouw organisatie geslepen, maar bieden niet meer wat nodig is voor de gewenste progressie? Het zijn zaken waar je tegenaan kan lopen als ondernemer die zijn organisatie wil laten groeien. In dit blog laat ik jou zien hoe jij in 5 stappen efficiënt kan groeien, terwijl jij grip houdt op jouw organisatie – of te wel, volgens de 5 versnellingen methode.

1. Behaal jouw hoogste werk rendement

In de 1e versnelling bepaal jij wat jouw waarde binnen de organisatie is, gebaseerd op de taken die je uitvoert. Bijvoorbeeld; is omzet voor jouw onderneming het belangrijkste? Dan is het belangrijk om erachter te komen hoeveel Euro elke uitgevoerde taak waard is. Hier zijn verschillende manieren voor, maar het kan door middel van een logboek. Dit koppelt taken, tijd en geld aan elkaar en maakt het inzichtelijk.

Zodra er in kaart is gebracht welke taken voor jou de meeste waarde vertegenwoordigen, zet je dit af tegenover de tijd die hierin gestoken wordt. Spendeer jij het grootste gedeelte van jouw tijd wel écht aan de zaken die ertoe doen? Vaak is dit niet het geval, dan valt eraan te werken. Het aandeel gewerkte uren dat het meeste oplevert, kan worden verhoogd door andere taken te delegeren. Zo komt er voor jou als leidinggevende tijd vrij om te focussen op de hoofdzaken en haal jij meer rendement uit het aantal gewerkte uren.

2. Maak processen inzichtelijk

Hoe kan je het makkelijkst processen versimpelen? Eenvoudig weg door ze eerst inzichtelijk te maken. Een actueel handboek helpt jou en jouw organisatie om altijd op de hoogte te zijn van de huidige processen. Zorg ervoor dat het handboek up-to-date is.

Wat ook goed werkt, is om de huidige organisatiestructuur goed in kaart te brengen. Om alle taken te verdelen en alles soepel te laten werken is een goede structuur hard nodig. Het uittekenen hiervan helpt om inzicht te geven of alles wel goed verdeeld is. Als dit niet het geval is, moet er dus gekeken worden waar de knelpunten zitten en hoe deze opgelost kunnen worden.

Tip: een organigram uitwerken helpt hierbij

3. Het optimaliseren van de systemen

Welke systemen gebruikt jouw organisatie nu? Moeten daar nieuwe systemen bij, of zijn bepaalde systemen overbodig geworden? Zo ja, wat voor systemen? Vraagstukken die van belang zijn gedurende een groeifase van jouw organisatie. Het uitwerken van alle huidige systemen en het toekennen van nieuwe systemen om processen te verbeteren, is essentieel om efficiënt te kunnen groeien. Dat is waar de 3e stap in de 5 versnellingen methode voor dient.

Tip: leg de bedrijfssystemen over regels en processen heen om inzichtelijk te maken of jouw interne systemen voldoende zijn om de gewenste groei te ondersteunen.

4. De juiste mensen op de juiste plek

Ook al lijkt dit zeer vanzelfsprekend, door dit serieus aan te pakken kan er veel gewonnen worden. In de 4e versnelling dien jij dit te ontleden voor jouw organisatie.  Maak inzichtelijk hoe de leidinggevenden in jouw organisatie optimaal ingezet kunnen worden. Besteedt daarnaast aandacht aan de ontwikkeling en groei van jouw medewerkers. De 3 belangrijkste onderdelen van deze stap zijn:

  • Leiderschap:
    Hoe is de leiderschapsstijl binnen het bedrijf? Is het effectief? Hoe werkt dit door naar het algehele team? Maak inzichtelijk wat goed gaat en wat niet, zodat de nodige veranderingen kunnen worden doorgevoerd.
  • Personeel:
    Breng de specialisaties van het team in kaart. Zijn er posities die ontbreken? Hoe ondersteunen wij de groei? Stimuleer de groei van jouw personeel op de plekken waar het nodig is.
  • Vaardigheden:
    Bepaal welke vaardigheden het team mogelijk bevat, maar ook wat er ontbreekt. Aan de hand hiervan kan jij besluiten wat er nodig is voor verdere groei.

5. Een kloppende reis voor jouw klant

Hoe ziet de reis van een klant eruit voor jouw organisatie? Werk dit uit. Zorg dat je alle touch points helder hebt en verbeter waar nodig. Van de marketing, tot sales, tot het relatiebeheer. Zonder een goede klantenreis wordt groeien als organisatie erg lastig.

Mijn advies is om altijd methodisch te werk te gaan bij het uitwerken hiervan. Voorbeelden zijn het model van Abell, wat helpt bij het afbakenen van de markt, of het SMART formuleren van de marketingdoelstellingen. Maar vergeet ook zeker relatiebeheer niet, want een nieuwe klant kost veel geld, terwijl bestaande relaties vaak meer opleveren en minder kosten. Durf hierin te investeren!

Vergeet niet te reflecteren

Het is belangrijk dat er tussen iedere versnelling gereflecteerd wordt. Stel jezelf de vraag: hoe is het nu met mij? Ga bij jezelf na hoe het mentaal gaat. Slaap je goed en kan je voldoende ontspannen? Wat is de draagkracht en last? Kortom, wat heb je nodig om optimaal te functioneren.

Met het doorlopen van deze 5 versnellingen krijg jij weer grip op jouw organisatie en stoom je jouw bedrijf klaar voor de volgende groeifase. Wil je meer weten? Als business coach heb ik ruime ervaring in het succesvol toepassen van deze methode.

Misschien ook interessant voor jou

0 reacties

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.